Siirry pääsisältöosioon.Tervetuloa! Et ole kirjautunut sisään. Kirjaudu Pääsisältöosion alku. Tulostettava muoto Toimintoa ei voida suorittaa loppuun. Evästeet eivät ole käytössä selaimessasi. Ota evästeet käyttöön selaimen asetuksissa ja päivitä selain. 

Tietosuojasopimus 

Valitse kieli 

Johdanto

Päivitetty 31.1.2020

Alko Oy (Alko) on sitoutunut suojelemaan yksityisyyttäsi ja käsittelemään henkilötietojasi läpinäkyvästi kulloinkin voimassa olevan lain ja hyvien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti. Tämä tietosuojaseloste koskee henkilötietojen käsittelyä, jota Alko suorittaa työnantajaroolissaan rekrytoidessaan uusia työntekijöitä. Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan henkilötietoihin, jotka koskevat Alkon palvelukseen hakevia työhakijoita. Tässä tietosuojaselosteessa kerromme tarkemmin, miten Alko on sitoutunut keräämään, käsittelemään ja suojaamaan henkilötietosi rekrytointiprosessin aikana ja sen jälkeen.

Alle olemme määritelleet tärkeimmät tässä tietosuojaselosteessa käyttämämme käsitteet.

  • Henkilötieto: Henkilötiedolla tarkoitetaan kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkilöön liittyviä tietoja. Esimerkiksi nimi, henkilötunnus, sijaintitieto, verkkotunnistetieto, osoitetiedot.
  • Arkaluonteinen tieto: Arkaluonteisilla henkilötiedoilla tarkoitetaan sellaisia henkilötietoja, joista ilmenee rotu tai etninen alkuperä, poliittisia mielipiteitä, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus tai ammattiliiton jäsenyys, geneettisiä ja biometrisiä tietoja, tai henkilön terveyttä tai seksuaalista käyttäytymistä tai suuntautumista koskevia tietoja.
  • Henkilötietojen käsittely: Henkilötietojen käsittelyä ovat kaikki toiminnot, jotka kohdistetaan henkilötietoihin joko automaattista tietojenkäsittelyä käyttäen tai manuaalisesti. Henkilötietojen käsittelyä ovat esimerkiksi tietojen kerääminen, tallentaminen, säilyttäminen, muokkaaminen tai muuttaminen, ja poistaminen tai tuhoaminen.
  • Rekisteröity: Tunnistettava tai tunnistettavissa oleva luonnollinen henkilö, johon käsiteltävä henkilötieto liittyy. Esimerkiksi työnhakija tai asiakas.
  • Rekisterinpitäjä: Luonnollista henkilöä tai oikeushenkilöä, viranomaista, virastoa tai muuta elintä, joka yksin tai yhdessä toisten kanssa määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot.  
  • Yhteisrekisterinpitäjä: Jos vähintään kaksi rekisterinpitäjää määrittää yhdessä henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot (miksi ja miten henkilötietoja käsitellään), ne ovat yhteisrekisterinpitäjiä. Yhteisrekisterinpitäjät määrittelevät keskinäisellä järjestelyllä ja läpinäkyvällä tavalla kunkin vastuualueen lainsäädännössä vahvistettujen velvoitteiden noudattamiseksi.

1. Henkilötietojen käyttö ja käsittely

Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja vain siltä osin, kuin ne ovat tarpeellisia Alkon rekrytointiprosessin täyttämiseksi. Henkilötietojesi käsittelyn oikeusperusteena on Alkon oikeutettu etu* käsitellä työnhakijoiden tietoja rekrytoinnin onnistuneeksi toteuttamiseksi.
Henkilötiedot kerätään pääsääntöisesti suoraan sinulta itseltäsi. 
Käsittelyn käyttötarkoitus määrittää, minkälaista tietoa keräämme kulloinkin ja mitä tarkoitusta varten. Käsittelemme alla mainittuja henkilötietojasi vain laillisin perustein alla määritellysti:
  • Työnhakijan perustiedot: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja haettava tehtävä 
  • Työnhakijan kokemus- ja osaamistiedot: Koulutus, työkokemus, kielitaito, IT-osaamistaidot, videohakemus, työnhakijan toimittamat lisätiedot kuten saatekirje, vapaa esittelyteksti, CV tai LinkedIn-profiilin linkki
  • Työn luonteeseen liittyvät tarkentavat tiedot: ikä, asiakaspalvelukokemus, mahdollisuus työskennellä iltaisin tai useassa eri toimipisteessä, 
  • Työnhakijat ”toiveisiin /vaatimuksiin liittyvät tiedot: palkkatoive, aloitusajankohta, kiinnostus muita avoimia työtehtäviä kohtaan
  • Suosittelijat: nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite
  • Rekrytointiprosessin aikana muuten kuin suoraan työnhakijalta kerättävät henkilötiedot: haastattelumuistiinpanot, henkilöarvioinnit
  • Mistä työnhakija oli saanut tiedon avoimesta työpaikasta
* Oikeutettu etu tarkoittaa rekisterinpitäjän toimintaan olennaisesti liittyvää käsittelyä, jonka asiakas voi kohtuullisesti olettaa kuuluvan rekisterinpitäjän toimintaan. Rekisterinpitäjän on usein käsiteltävä henkilötietoja voidakseen suorittaa liiketoimintaan liittyviä tehtäviä. Henkilötietojen käsittelyä ei tässä yhteydessä voida välttämättä perustella lakisääteisellä velvoitteella tai sopimuksen perusteella. Henkilötietojen käsittely voi kuitenkin olla perusteltua ”oikeutetun edun” perusteella. Tällöin tietojen käsittelystä oikeutetun edun perusteella on aina arvioitava etukäteen, ettei oikeutetun edun mukaisesta toiminnasta aiheudu vakavaa haittaa rekisteröityjen oikeuksille ja vapauksille.

Alko ei käsittele henkilötietojasi suoramarkkinointitarkoituksiin.

2. Arkaluonteiset tiedot

Erityisillä henkilötietoryhmillä eli ns. ”arkaluonteisilla henkilötiedoilla” tarkoitetaan sellaisia henkilötietoja, joista ilmenee rotu tai etninen alkuperä, poliittisia mielipiteitä, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus tai ammattiliiton jäsenyys, geneettisiä ja biometrisiä tietoja, tai luonnollisen henkilön terveyttä tai seksuaalista käyttäytymistä tai suuntautumista koskevia tietoja.


Arkaluonteisten tietojen käsittely on ainoastaan sallittu, mikäli käsittely on tarpeen lakisääteisten velvoitteidemme noudattamiseksi tai nimenomaisella suostumuksellasi. 


Alko käsittelee valittujen työnhakijoiden osalta arkaluonteisia tietoja työhöntulotarkastuksen yhteydessä, jolloin työterveyshuolto kartoittaa henkilön alkoholin ja mahdollisesti muiden päihteiden käyttöä. Käsittelyn oikeusperusteena on antamasi suostumus. Alko ei saa yksityiskohtaisia tietoja vastauksistasi, ainoastaan työterveyshuollon lausunnon valitun työnhakijan sopivuudesta työtehtävään.

3. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Alko on sitoutunut käsittelemään henkilötietojasi luottamuksellisesti. Kerättyjä henkilötietoja ei luovuteta Alko Oy:n ulkopuolelle muuten kuin sopimuksen, suostumuksen tai luovutukseen oikeuttavan säädöksen nojalla. Henkilötietojasi luovutetaan kolmansille osapuolille ainoastaan seuraaviin tarkoituksiin:
  • Työterveyshuollolle työhöntulotarkastusta varten, 
  • Työnantajan henkilöstökyselyitä toteuttavalle yhteistyökumppanille.
Keräämiämme tietojen käsittelyssä käytämme myös alihankkijoita ja palveluntarjoajia (esim. tekniseen ylläpitoon tai kampanjoiden), joilla on oikeus käsitellä tietojasi ainoastaan sovittujen palveluiden edellyttämässä laajuudessa. Tämä tarkoittaa, että he eivät voi käyttää tietojasi omiin käyttötarkoituksiin. Velvoitamme heidät sopimusteitse huolehtimaan riittävästä tietosuojan tasosta sekä käsittelyn lainmukaisuudesta.  

Henkilötietojasi ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

4. Tietoturvallisuus

Alko on määrittänyt asianmukaiset tekniset ja organisatoriset tietoturvakeinot suojaamaan henkilötietojasi häviämiseltä, väärinkäytöltä ja muulta vastaavalta laittomalta pääsyltä tietoihin. Käytössä olevia keinoja ovat muun muassa palomuurit sekä salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö.

Kuluvalvonnalla ja käyttöoikeuksien myöntämisellä sekä niiden valvonnalla rajoitetaan Alkon organisaation sisäisesti pääsyä henkilötietoihisi. Henkilötietojasi käsittelee ainoastaan työntekijät, joilla on työtehtäviensä hoitamiseksi siihen oikeus ja tarve.

5. Pääsy tietoihin ja oikeuksien käyttäminen

Sinulla on oikeus tarkastaa mitä tietoja olemme sinusta keränneet ja vaikuttaa siihen, miten henkilötietojasi käytämme. Tietyissä tapauksissa sinulla on oikeus saada tietosi poistetuksi tai pyytää tietojesi siirtoa toiselle rekisterinpitäjälle. Tässä kappaleessa kerromme, mitä oikeuksia sinulle kuuluu voimassa olevan lainsäädännön puitteissa ja miten voit oikeuksiasi käyttää:

  • Oikeus peruuttaa suostumus: Jos henkilötietojesi käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksesi. Voit esimerkiksi milloin tahansa peruuttaa uutiskirjeen tilaamiseksi antamasi suostumuksen.
  • Tarkastus- ja oikaisuoikeus: Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä tietoja olemme sinusta keränneet, tai saada varmistus siitä, että rekisterissämme ei ole sinua koskevia henkilötietoja. Jos tietosi ovat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset, voit pyytää tietojen oikaisua tai täydennystä.
  • Käsittelyn rajoittamista tai vastustamista: Jos tietosi joltain osin eivät pidä paikkaansa, ne ovat esimerkiksi vanhentuneet, sinulla on oikeus vaatia käsittelyn väliaikaista rajoittamista, kunnes olemme varmistaneet tietojen paikkansapitävyyden. Aina kun tietojesi käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, sinulla on oikeus vastustaa sinua koskevien tietojen käsittelyä. Tällöin emme saa enää käsitellä henkilötietojasi, paitsi jos voimme perustellusti osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, jonka voidaan katsoa olevan riittävän painava syrjäyttääkseen sinun oikeutesi. Tietojen käsittelyä on sallittua jatkaa myös, jos tarvitsemme tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. 
  • Oikeus tietojen poistoon (Oikeus tulla unohdetuksi): Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus tulla unohdetuksi.  Tällöin poistamme kaikki sinusta keräämämme tiedot, jos näitä tietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne alun perin kerättiin (esim. väärinkäytösten tutkimiseksi). Poistamme tiedot myös, jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen ja peruutat suostumuksesi, tai jos vastustat henkilötietojasi käsittelyä, ellei käsittelylle ole muuta perustetta. Huomioithan, että meillä saattaa kuitenkin olla lakiin perustuvia velvoitteita henkilötietojesi säilyttämiseen, jotka velvoittavat meitä säilyttämään tietojasi tietyn ajan. 
  • Oikeus siirtää tietoja järjestelmästä toiseen: Voit pyytää henkilötietojesi siirtoa, jolloin toimitamme sinulle henkilötietosi koneluettavassa muodossa, jotta voit säilyttää niitä itse tai siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle. Mikäli se on teknisesti mahdollista, siirrämme tietosi myös suoraan toiselle rekisterinpitäjälle pyynnöstäsi. Tämä on mahdollista vain sellaisissa tilanteissa, joissa käsittelemme henkilötietojasi suostumuksesi tai sopimukseen perustuen ja koskee vain sellaisia tietoja, joita olet itse toimittanut meille. 
  • Valitusoikeus: Yllä mainittujen oikeuksien lisäksi sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojesi käsittelystä.
Miten voin tehdä tietojeni tarkastuspyynnön?
Ensisijaisesti voit tehdä henkilötietojasi koskevan tarkastuspyynnön ja käyttää tietosuojaoikeuksiasi ottamalla yhteyttä Alkon HR:ään hr@alko.fi. Voit myös lähettää sähköpostia osoitteeseen tietosuoja@alko.fi.

6. Tietojen säilyttäminen

Lähtökohtaisesti säilytämme työnhakijoidemme henkilötietoja rekrytoinnin keston ja rekrytointipäätökseen liittyvän lakisääteisen valitusajan keston verran.


Rekrytointijärjestelmään tallentamiasi henkilötietoja säilytämme  2 vuotta siitä hetkestä, kun olet tallentanut tietosi rekrytointijärjestelmään, tai viimeisimmän kerran muokannut tallennettuja tietoja.


Tämän jälkeen tiedot joko hävitetään tai tehdään tunnistamattomiksi muuttamalla ne peruuttamattomasti sellaiseen muotoon, josta yksittäinen henkilö ei ole enää tunnistettavissa. Pääsääntöisesti säilytämme henkilötietojasi työsuhteesi keston ajan, ja tiettyjen tietojen osalta, kuten palkkatositteita ja työtodistuksen kannalta tarpeellisia tietoja säilytämme työsuhteen päättymisen jälkeen lakisääteisten velvoitteidemme mukaisesti.

7. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Päivitämme tätä tietosuojaselostetta säännöllisesti kehittäessämme tietosuojakäytäntöjämme sekä lainsäädännön muutoksista johtuen. Suosittelemme, että tarkistat aika ajoin tietosuojaselosteen muutoksien huomaamiseksi. 
Tähän tietosuojaselosteeseen tehdyt viimeisimmät muutokset on koottu tietosuojaselosteen alkuun, jotta sinun on mahdollisimman helppo seurata henkilötietojesi käsittelyä. 

8. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot


Rekisterinpitäjä

Alko Oy
Arkadiankatu 2
PL 99, 00101 HELSINKI
Puhelin 020 711 11
Faksi 020 711 5386
Y-tunnus: 1505551-4

Kotipaikka: Helsinki
Yhteystiedot rekisteriin liittyvissä asioissa

Alkon asiakaspalvelu
Arkadiankatu 2
PL 99, 00101 HELSINKI
tietosuoja@alko.fi
020 692 771 (ppm/pvm)